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Manual de políticas de privacidad y tratamiento datos personales | Hostel Blue Sea
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Manual de políticas de privacidad y tratamiento datos personales

Para HOSTEL BLUE SEA la conservación, protección, integridad y confidencialidad de los datos personales de nuestros clientes es muy importante. Para ello, hemos diseñado una política de almacenamiento y procesamiento de la información proporcionada por nuestros clientes a través de diferentes canales de comercialización de nuestros productos y servicios (como sitios web, redes sociales, centros de llamadas, correos electrónicos, directamente), en BLUE SEA estamos comprometidos a la protección y gestión adecuada de los datos personales, de acuerdo con el régimen legal aplicable de protección de estos datos en cada territorio en el que operamos.

CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1. Definiciones

Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente manual y de acuerdo con lo establecido en el Artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 se entiende por:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

b) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

e) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

f) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

g) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

h) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

i) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

j) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

Artículo 2. Objeto

El presente documento tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza HOSTEL BLUE SEA, a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data de sus huéspedes, visitantes, clientes, usuarios y proveedores en el marco de lo establecido en la ley. Todo lo anterior en cumplimiento a lo previsto en el literal (k) del Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

Artículo 3. Ámbito de aplicación

El presente manual será aplicable a los datos personales registrados y por registrar en las diferentes bases de datos manejadas por HOSTEL BLUE SEA, esto es, a las bases de datos de nuestros huéspedes, visitantes, clientes y proveedores, que nos suministren sus datos para fines comerciales.

La información que recolecta HOSTEL BLUE SEA, puede incluir, en todo o en parte según las necesidades de cada producto y/o servicio, entre otros los siguientes datos:

  •  Nombres y apellidos.
  • Tipo y número de identificación.
  • Nacionalidad y país de residencia.
  • Fecha de nacimiento y género.
  • Estado civil y/o parentesco en relación con personas menores de edad o  discapacitados solicitantes de nuestros servicios.
  • Teléfonos fijos y celulares de contacto (personales y/o laborales).
  • Direcciones postales y electrónicas (personales y/o laborales).
  • Profesión u oficio.
  • Compañía en la que labora y cargo.
  • Procedencia y destino
  • Motivo de su viaje
  • Información de tarjeta(s) de crédito (número, entidad bancaria, fecha de vencimiento).
  • Datos personales del tarjetahabiente (nombres y apellidos, tipo y número de identificación).
  • Información del domicilio donde el tarjetahabiente recibe sus extractos bancarios.

Estos datos pueden ser almacenados y/o procesados en servidores ubicados en centros de cómputo, ya sean propios o contratados con terceros proveedores, lo cual es autorizado por nuestros huéspedes, visitantes, clientes, usuarios y proveedores al aceptar esta Política de Privacidad.

Artículo 4. Veracidad de la información

Nuestros huéspedes, visitantes, clientes, usuarios y proveedores deberán suministrar información veraz sobre sus datos personales para efectos de hacer posible la prestación de los servicios por parte de HOSTEL BLUE SEA y bajo cuya condición aceptan entregar la información requerida.

HOSTEL BLUE SEA presume la veracidad de la información suministrada y no verifica, ni asume la obligación de verificar, la identidad del huéspedes, visitantes, clientes, usuarios y proveedores, ni la veracidad, vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos que cada uno de ellos proporcione. Por tanto, no asume responsabilidad por daños y/o perjuicios de toda naturaleza que pudieran tener origen en la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de la información, incluyendo daños y perjuicios que puedan deberse a la homonimia o a la suplantación de la identidad.

Artículo 5. Legislación aplicable

Este manual fue elaborado teniendo en cuenta las ordenanzas de la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y del Decreto número 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.

Artículo 6. Información de niños y adolescentes menores de edad

HOSTEL BLUE SEA velará por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes menores de edad, garantizando que en el tratamiento de sus datos se respete el interés superior de ellos, y sus derechos fundamentales y en lo posible, teniendo en cuenta su opinión, como titulares de sus datos personales.

Artículo 7. Finalidades del tratamiento de los datos personales

La información recolectada es utilizada para procesar, confirmar, cumplir y proveer los servicios y/o productos adquiridos, directamente y/o con la participación de terceros proveedores de productos o servicios, así como para promocionar y publicitar nuestras actividades por cualquier medio, productos y servicios en la página web, blogs y redes sociales de propiedad del Hostel, realizar transacciones, efectuar reportes a las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia nacionales o internacionales, autoridades de policía o autoridades judiciales, entidades bancarias y/o compañías aseguradoras, para fines administrativos internos y/o comerciales tales como, investigación de mercados, auditorías, reportes contables, análisis estadísticos, facturación, y ofrecimiento y/o reconocimiento de beneficios propios de nuestros programas de lealtad.

Al aceptar esta Política de Privacidad y Tratamiento, nuestros huéspedes, visitantes, clientes, usuarios y proveedores en su calidad de titulares de los datos recolectados, autorizan que HOSTEL BLUE SEA realicen el tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso en página web, blogs y redes sociales de propiedad del Hostel, circulación, procesamiento, supresión, para la ejecución de las actividades relacionadas con los servicios y productos adquiridos, tales como, realización de reservas, modificaciones, cancelaciones y cambios de la misma, reembolsos, atención de consultas, quejas y reclamos, pago de compensaciones e indemnizaciones, registros contables, correspondencia, procesamiento y verificación de tarjetas de crédito, débito y otros instrumentos de pago, identificación de fraudes y prevención de lavado de activos y de otras actividades delictivas y/o para el funcionamiento de los programas de lealtad y demás finalidades indicadas en este documento.

Lo anterior, sin perjuicio de otras finalidades que hayan sido informadas en este documento y en los términos y condiciones de cada uno de los productos y servicios propios de cada una de nuestras unidades de negocio.

Advertimos que en estas actividades pueden estar involucrados terceros proveedores (tales como proveedores de sistemas de reservas, agencias de viajes, call justifys, entidades bancarias, aseguradoras, etc.

Adicionalmente, nuestros viajeros, clientes y usuarios, en su calidad de titulares de los datos recolectados, al aceptar esta política de privacidad, nos autorizan para:

  •  Utilizar la información recibida de ellos, para fines de mercadeo de sus productos y servicios, y de los productos y servicios de terceros con los que HOSTEL BLUE SEA mantengan una relación de negocios.
  • Suministrar los datos personales a las autoridades de control y vigilancia de policía o judiciales, en virtud de un requerimiento legal o reglamentario y/o usar o revelar esta información y datos personales en defensa de sus derechos y/o su patrimonio en cuanto dicha defensa tenga relación con los productos y/o servicios contratados por sus viajeros, clientes y usuarios.
  • Permitir el acceso a la información y datos personales a los auditores o terceros contratados para llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa propios de la actividad comercial que desarrollamos.
  • Consultar y actualizar los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener actualizada dicha información.
  • Contratar con terceros el almacenamiento y/o procesamiento de la información y datos personales para la correcta ejecución de los contratos celebrados con nosotros, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales estamos obligados.

CAPÍTULO II AUTORIZACIÓN

Artículo 8. Autorización

La recolección almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de HOSTEL BLUE SEA requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. HOSTEL BLUE SEA, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

Con la mencionada autorización, el cliente acepta las políticas y condiciones que se establecen en el presente documento.

Artículo 9. Forma y mecanismos para otorgar la autorización

La autorización del titular de la información constará en cada uno de los canales y mecanismos de recolección de datos de HOSTEL BLUE SEA

Así, podrá constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. La autorización será emitida por el titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2102.

Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alteración a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal.

CAPÍTULO III DERECHOS Y DEBERES

Artículo 10. Derechos de los titulares de la información

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a HOSTEL BLUE SEA, en su condición de responsable del tratamiento.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a HOSTEL BLUE SEA, en su condición de Responsable del Tratamiento.

c) Ser informado por HOSTEL BLUE SEA previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Article 11° Duties of Hostel Blue Sea with regard to the processing of personal data

  1. HOSTEL BLUE SEA will present, at all times, that personal data are the property of the individuals to which they relate and that only they can decide about them. In this sense, will use them only for those purposes for which is properly empowered and respecting in any case the 1581 Act of 2012 on protection of personal data. In accordance with the provisions of article 17 of the 1581 Act of 2012 HOSTEL BLUE SEA undertakes to comply permanently with the following duties:a) ensure to the holder, at any time, the full and effective exercise of the right of habeas data.b) retain the information under the conditions of safety necessary to prevent adulteration, loss, consultation, use, or unauthorized or fraudulent access.

    c) perform promptly, this is in the terms provided for in articles 14 and 15 of the 1581 Act of 2012, updating, rectification or deletion of the data.

    d) deal with enquiries and claims made by holders in the terms laid down in article 14 of the 1581 Act of 2012.

    e) insert in the database the legend “information in the judicial discussion” once notified by the competent authority on judicial proceedings related to the quality or details of the personal data.

    f) refrain from information that is being disputed by the owner and whose lock has been ordered by the Superintendence of industry and commerce

    g) allow access to the information only to persons who may have access to it.

    h) inform the Superintendence of industry and Commerce submitted violations of safety codes and there are risks in the administration of the cardholder.

    i) comply with the instructions and requirements that is providing the Superintendency of industry and commerce.

CAPÍTULO IV PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN

Article 12° Right of access

  1. The power of disposition or decision that has the holder the information which concerns you, necessarily entails the right to access and know if your personal information is being object of treatment, as well as the scope, conditions and an overview of such treatment.In addition, the client is entitled to request its rectification in case of being inaccurate or incomplete and to cancel them when they are not being used in accordance with legal or contractual terms and purposes or according to the purposes and terms referred to in this Privacy policy.HOSTEL BLUE SEA will guarantee the right of access upon prior accreditation of the identity of the holder or of his representative or guardian request as provided for in the 1581 Act of 2012.

    Customers and users can exercise their rights to know, update, rectify and delete your personal data by sending your request to the email:

    contacto@bluesea.com.co

    and through the phone 317-8933513 and 304-3958471, in accordance with this Privacy policy.

    You must include in the request the following data:

    • names and surnames.

    • Document type.

    • Document number.

    • Phone.

    • Email.

    • Country.

    • Issue.

Article13° Response to inquiries

  1. In any case, regardless of the implemented mechanism to the attention of consultation requests, they should be dealt with within a maximum period of ten (10) business days from the date of its receipt. When it is not possible to attend the consultation within such term, it shall inform the interested party prior to the expiration of 10 days, expressing the reasons for the delay and indicating the date in which it will oversee your request, which in no case shall exceed five (5) days business following the expiration of the first period.

Article 14° Claims

  1. In accordance with the provisions of article 14 of the 1581 Act of 2012, the holder or his successors in title who consider that the information contained in a database must be subject to correction, update or deletion, or warn when the alleged breach of any of the duties contained in the 1581 Act of 2012, may file a complaint with the responsible of the treatment, which will be processed under the following rules:1. The holder may submit 1 claim in the formats that the effect has HOSTEL BLUE SEA on their hotel registration. If the received claim does not have complete information allowing to give pending, that is, with the identification of the holder, the description of the facts that give rise to the claim, the address, and accompanying documents that you want to do assert, will be required to the concerned within five (5) days after its receipt so it remedy the faults. After two (2) months from the date of the requirement without the applicant the information required, means that it has withdrawn the complaint. If for some reason the company receives a claim which actually should not be directed against it, it will transfer to whom it may concern within a maximum period of two (2) business days and shall inform the person concerned of the situation.2. once we receive the full claim, will be included in the database that maintains HOSTEL BLUE is a legend that says “claim pending” and the reason for the same, in one term of no more than two (2) business days. The legend should be kept until the claim is decided.

    3. the maximum period for the claim shall be fifteen (15) working days from the day following the date of its receipt. When it is not possible to respond within such term shall be informed to the interested party before the expiry of the period referred the reasons for the delay and the date that it will attend your claim, which in no case may exceed eight (8) working days to the expiration of the first term.

Article 15° Implementation of procedures to ensure the right to file complaints

  1. At any time and free of the holder or his representative may apply to HOSTEL BLUE SEA the rectification, updating or deletion of your personal data, prior accreditation of their identity. The rights of rectification, update or deletion may only be exercised by:• the holder or his successors in title, prior accreditation of their identity, or through electronic instruments that identify you are.• Your representative, prior accreditation of representation. When an application is made by a person other than the holder and is not accredited that it acts on behalf of him, shall you be not presented.

    The request for rectification, updating or deletion must be presented through the media enabled by HOSTEL BLUE is set out in the privacy notice and contain, as a minimum, the following information:

    1. the name and address of the holder or any other means to receive the answer.

    2. The documents certifying the identity or personality of your representative.

    3. The description clear and accurate personal data with respect to which the holder seeks to exercise any of the rights.

    4. in case given documents that facilitate the location of personal data or other elements.

    PARAGRAPH 1. CORRECTION AND UPDATING OF DATA. HOSTEL BLUE SEA is required to rectify and update at the request of the holder, information which turns out to be incomplete or inaccurate, in accordance with the procedure and terms above indicated. In this respect will take into account the following: requests for correction and updating of personal data the holder must indicate corrections to make and provide documentation indicating your request. HOSTEL BLUE SEA has full freedom of enabling mechanisms that would facilitate the exercise of this right, provided that they benefit to the owner. Accordingly, you may enable electronic media or others deemed relevant. HOSTEL BLUE SEA may establish forms, systems and simplified, which should be reported in the privacy notice and methods that will be made available on the website.

    HOSTEL BLUE SEA will use care services or service that is in operation, always and when response times are not greater than those specified by article 15 of the 1581 Act of 2012. Whenever HOSTEL BLUE SEA makes available a new tool to facilitate the exercise of their rights by the holders of information, or modify existing ones, it will notify through its website.

    PARAGRAPH 2. DELETION OF DATA. The holder has the right, at any time, to request to HOSTEL BLUE is excision (removal) of their personal data when: a.) considered that they not are being treated in accordance with the principles, duties, and obligations found in the 1581 Act of 2012. b.) are no longer necessary or relevant for the purpose for which they were collected. c.) has exceeded the period necessary for the fulfillment of the purposes for which they were collected.

    This will entail the partial or total elimination of personal information in accordance with the request by the holder in the records, files, databases or treatments performed by HOSTEL BLUE SEA is important to note that the right of cancellation It is not absolute and responsible for denying the same exercise when:

    • request for Suppression of information not proceed when the holder has a duty to legal or contractual remain in the database.

    • Data deletion obstruct judicial or administrative proceedings related to tax obligations, investigation and prosecution of crimes or the updating of administrative sanctions.

    • Data are necessary to protect the legally protected interests of the holder; to perform an action on the basis of the public interest, or to comply with an obligation legally acquired by the holder.

    In case resulting from the cancellation of the personal data, HOSTEL BLUE SEA must be operationally excision in such a way that disposal do not allow recovery of information.

Article 16° Revocation of the authorization

  1. Holders of personal data can revoke the consent to the processing of your data at any time, provided that will not impede it a legal provision. To do so, should contact HOSTEL BLUE SEA, via e-mail: contacto@bluesea.com.co or by phone 317-8933513It must take into account that there are two modes in which the withdrawal of consent may occur. The first, may be over the whole of the consented purposes, that is, that HOSTEL BLUE SEA must stop treating full data of the holder; the second, can occur on certain types of treatment, e.g. for advertising purposes or market research. With the second category, that is, the partial revocation of consent, are kept safe other purposes of the treatments that the responsible, in accordance with the authorization can be performed and that the holder agrees.Therefore, it is necessary that entitle the moment raise the request for revocation of consent to HOSTEL BLUE, indicate this if the reversal that seeks to make is total or partial. The second hypothesis shall show which treatment the holder are not happy. There will be cases in which consent, by his character necessary in the relationship between owner and responsible for the fulfillment of a contract, by legal provision does not may be revoked. Mechanisms or procedures to HOSTEL BLUE is set to respond to the requests for revocation of consent may not exceed the prescribed to meet claims as stated in article 15 of the 1581 Act of 2012.

CAPÍTULO V SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Article 17° Security measures

  1. In development of the principle of security established in the 1581 Act of 2012, HOSTEL BLUE SEA has adopted the technical, human and administrative measures that are necessary to provide records security avoiding adulteration, loss, consultation, use, or access unauthorized or fraudulent.However the above the client assumes the risks that arise they deliver this information in a medium like the internet, which is subject to diverse variables – attacks from third parties, technical or technological failures among others. HOSTEL BLUE SEA will make their best technology to ensure the security of the personal information of its clients and/or users, using reasonable and current security methods to prevent unauthorized access, to maintain the accuracy of the data, and ensure the correct use of information.

Article18° Implementation of security measures

  1. HOSTEL BLUE SEA remain enforced security protocols for personnel with access to the personal data and information systems. The procedure should, at a minimum, consider the following aspects:a) third parties hired by HOSTEL BLUE SEA, will be required to adhere and comply with the policies and information security manuals, as well as security protocols that I apply to all of our processes.b) any contract of HOSTEL BLUE SEA with third parties (contractors, consultants, temporary collaborators, etc.) that involve the treatment of information and personal data, will include a confidentiality agreement detailing their commitments for the protection, care, safety and preservation of the confidentiality, integrity, and privacy of the same.

    c) scope of the procedure with detailed specification of the protected resources.

    d) measures, standards, procedures, rules and standards designed to ensure the level of security required in the 1581 Act of 2012.

    e) functions and duties of the staff.

    f) structure of the databases of personal information and a description of information systems dealing with them.

    g) procedure of notification, management and response to incidents.

    h) copies of backup and data recovery procedures.

    i) periodic inspections to be carried out to verify compliance with the provisions of the safety procedures that will be implemented

    j) measures to take when a support or document is to be transported, disposed of or reused.

    k) the procedure should be kept up-to-date at all times and must be revised whenever significant changes occur in the information system or the organization.

    l) the contents of the procedure shall be in accordance at all times to the provisions on security of personal data

CAPÍTULO VI DISPOSICIONES FINALES

Article 19° Modifications to the privacy policy

  1. HOSTEL BLUE SEA reserves the right to make at any time modifications or updates to this privacy policy, to the attention of internal political, legislative news or new requirements for providing or offering of its services or products.

Article 20° Effect of the treatment of information and personal data

  1. The information provided by customers and users will remain stored up to the term of fifteen (15) years counted from the date of the last treatment, to allow the legal and/or contractual obligations in charge especially with regard to accounting, tax and tax.

Blue Sea Hostel
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2019

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